Với mong muốn giải quyết công việc nội bộ và hỗ trợ nhân viên các phòng ban khác nhanh chóng hơn, Phòng Tài chính - Kế toán triển khai áp dụng Ticket khi tiếp nhận đầu việc thay cho các hình thức cũ (gửi email, nhắn tin, workchat,v.v).

Ticket sẽ giúp người gửi:

  • Theo dõi được tình trạng các yêu cầu hỗ trợ đã gửi
  • Được đội ngũ hỗ trợ sắp xếp, phân loại hỗ trợ nhanh chóng nhất có thể
  • Giúp bạn không gặp phải trường hợp gửi sai người, không biết gửi cho ai, không biết vấn đề của mình có được tiếp nhận, xử lý hay chưa

Cách thức tạo yêu cầu hỗ trợ rất đơn giản: Trước hết, bạn đăng nhập vào My Rever: https://my.rever.vn/ 

Bước 1: Chọn tính năng Tickes sau đó bấm nút Tạo ticket

Bước 2: Nhập yêu cầu hỗ trợ cụ thể, cụ thể:

  • Tên ticket: Nhập tiêu đề yêu cầu hỗ trợ (như tiêu đề của email)
  • Loại hỗ trợ: bạn chọn Tài chính - Kế toán nhé!
  • Bước: mặc định sẽ là Tiếp nhận hỗ trợ bạn nhé.
  • Độ ưu tiên: mặc định sẽ là Trung bình, không cần phải đổi lại nhé
  • Tiếp nhận: bạn để trống hoặc chỉ định trực tiếp nếu biết ai người phụ trách công việc đó nhé!
  • Người có liên quan: Giống như tính năng Cc trong email, bạn có thể thêm cấp trên, người cùng phụ trách công việc vào người có liên quan giúp mọi người đều thấy nội dung, ghi chú và thời hạn công việc.
  • Một số lưu ý khi thêm người có liên quan:
    • Người có liên quan có thể được thêm ngay từ đầu hoặc sau khi tạo Ticket
    • Người có liên quan sẽ nhận được các mail thông báo liên quan ticket đó (chỉ định người thực hiện, chuyển bước thực hiện,v.v.)
    • Người có liên quan sẽ xem và thao tác được mọi tính năng của ticket như: ghi chú, gửi mail. ghi nhận, tạo lịch hẹn,...
  • Mô tả: Mô tả nội dung bạn cần hỗ trợ.
  • Cuối cùng là bấm nút Thêm mới

Bước 3: Kiểm tra thông tin ticket > Hoàn tất Ticket 

Sau khi kiểm tra thông tin lần nữa, bạn đã hoàn tất việc Tạo ticket và chờ phòng Tài chính - Kế toán tiếp nhấn xử lý. Ngoài ra bạn cũng có thể thêm ghi chú để mô tả chi tiết hơn yêu cầu của mình hoặc đính kèm file thông tin cần thiết. 

*Quy trình xử lý Ticket Đề nghị thanh toán:

  • Ticket "Đề nghị thanh toán" được xử lý vào sáng thứ 5 hằng tuần, mọi yêu cầu thanh toán gửi sau đó sẽ được xử lý vào thứ 5 tuần kế tiếp. (Trừ một số trường hợp ngoại lệ liên hệ trực tiếp)
  • Đối với các đề nghị thanh toán cần sự xác nhận của trưởng bộ phận phải thêm trưởng bộ phận vào người có liên quan và trưởng bộ phận thêm ghi chú "xác nhận đề nghị thanh toán" vào ticket trước sáng thứ 5. Trường hợp ticket được tạo trước thứ 5 nhưng trưởng bộ phận xác nhận sau thứ 5 đề nghị thanh toán sẽ được xử lý vào tuần kế tiếp.